Digitalisation des processus de traitement des dossiers CEE dans le B2B – un système ‘multi-tâches’.
A une époque où les comportements et les attentes appellent toujours plus de rapidité, il est indispensable de digitaliser ses processus internes et le traitement des dossiers de demandes de certificats d’économies d’énergie (CEE) ne fait pas exception, bien au contraire. La rapidité du processus de traitement est un facteur clé d’efficience et de compétitivité.
Il faut d’une part « aller vite » dans le traitement des dossiers notamment pour être en mesure de reverser la prime au bénéficiaire et délivrer les CEE à l’Obligé. Ce double objectif est un critère concurrentiel déterminant.
Mais d’autre part, il est également nécessaire d’être très rigoureux dans le traitement des dossiers afin de garantir leur conformité aux exigences légales de fond et de forme et ne pas prendre le risque d’être retoqué par le PNCEE ou de voir ses dossiers invalidés.
La digitalisation des processus prend donc tout son sens pour remplir ces objectifs, pallier aux risques précités et constituer un véritable levier de performance.
1. L’origination
L’origination est la première brique du processus de traitement des CEE. Elle permet d’établir le lien entre le bénéficiaire ou l’installateur d’une part et le demandeur ou le mandataire d’autre part.
A l’image d’un système de CRM – Customer Relationship Management -, la digitalisation de cette étape permet de rassembler et gérer dans un même endroit à la fois les données de base liées aux partenaires (Installateurs, fabricants, maîtres d’oeuvre, etc.) mais également l’historique des interactions précédentes (nature des travaux effectués, fiches standardisées activées, montant des primes, etc.). C’est la connaissance fine de ces éléments et leur analyse qui fluidifie le processus d’origination et en maximise l’efficacité.
La digitalisation de ce premier pas dans le processus prend la forme d’un outil de Gestion de la Relation Client qui va permettre d’administrer les données de base et de tracer les interactions passées.
2. L’éligibilité
Si l’identité du bénéficiaire et ou de l’installateur est vérifiée, il s’agit maintenant de s’assurer que le projet d’opération d’économies d’énergie est éligible au dispositif CEE. Concrètement, est-ce que les travaux envisagés correspondent à l’une des 194 fiches d’opérations standardisées ? Une telle vérification, au regard du nombre de fiches et du nombre de critères techniques afférents à chacune des fiches, doit nécessairement faire l’objet d’une digitalisation afin :
- de gagner du temps.
- de limiter la survenue d’éventuelles erreurs.
Le système de traitement des dossiers doit donc se muer en une base de donnée complexe, permettant de valider l’éligibilité d’une opération. Attention, cette partie doit faire l’objet d’une veille constante et précise afin de garantir que les modifications réglementaires sont prises en compte en temps et en heures dans les outils.
3. Le chiffrage
Si l’opération est éligible, encore faut-il pouvoir déterminer le schéma contractuel et le montant de la prime CEE, c’est donc l’étape du chiffrage. De la même manière, la digitalisation va permettre à la fois de gagner du temps et d’empêcher la survenue d’erreurs dans les calculs nécessaires. Les informations sont automatiquement compilées et une proposition documentée est aussitôt envoyée – numériquement- aux concernées dans de très brefs délais.
Le système devient alors un outil ‘commercial’ dont l’objectif est d’adresser des propositions avec la double nécessité d’être réactif et exact dans les informations transmises.
4. Le suivi
De l’origination au dépôt du dossier de demande de CEE, se succèdent un nombre important d’étapes mais aussi – et surtout – de pièces justificatives à réunir : justificatifs d’identité, preuve du RAI, devis, attestations sur l’honneur, etc. Si elle n’est pas dématérialisée, cette étape est incontestablement la plus chronophage.
Il est donc essentiel de pouvoir suivre en temps réel l’avancement de l’opération afin d’obtenir les justificatifs en temps utile.
La digitalisation de cette étape va permettre de créer un véritable outil de workflow. Par exemple, il sera possible d’automatiser l’envoi/réception des documents (sous réserve de la mise en place de la signature électronique), les relances, les demandes de compléments etc.
5. L’audit de pré-dépôt
Une fois les pièces justificatives réunies, il est indispensable d’opérer un audit pré-dépôt du dossier pour (re-)contrôler sa conformité aux exigences légales : identité des parties, conformité des travaux au regard de la fiche standardisée correspondante, véracité et exactitude des informations, respect des exigences de dates et délais etc.
La digitalisation de cette étape va permettre d’optimiser le contrôle du dossier et de valider le futur dépôt, notamment en recourant à l’intelligence artificielle de sorte, par exemple, d’extraire un échantillonnage des dossiers les plus à risques en fonction de la nature des travaux, du type d’opération, etc. Le même procédé peut également permettre d’identifier automatiquement les pièces manquantes ou plus précisément, les informations partielles ou erronées au sein des documents telles que l’absence de signature ainsi que des erreurs de dates.
6. Le dépôt
Il est possible de constituer automatiquement le dossier de demande de CEE dans le format adapté et de l’importer sur le site EMMY. A contrario il est très compliqué d’interfacer et de se « connecter », via une API par exemple, directement avec le site EMMY.
La digitalisation du dépôt de dossier prend tout son sens parce qu’elle permet :
- De traiter le processus de bout en bout sans l’interrompre par la nécessité d’envoyer le dossier numérique et physique au demandeur ;
- De suivre l’instruction du dossier par le PNCEE et la reprise immédiate du processus en cas de retours/invalidations ;
- D’étoffer son offre en proposant un service qui va de l’origination des projets jusqu’à la délivrance des CEE.
En définitive la digitalisation du processus de traitement des dossiers CEE permet :
- Un gain de temps et donc une augmentation du volume de dossiers traités ;
- Un gain qualitatif dans la constitution et le contrôle des dossiers et donc une augmentation des dossiers validés au terme de la première instruction par le PNCEE ;
- Et donc en définitive un réel gain de compétitivité
DEKKHA Consulting accompagne d’ores et déjà des sociétés dans la digitalisation de ses processus de traitement des CEE, du recueil des besoins, à la création des spécifications fonctionnelles jusqu’à l’accompagnement opérationnel.
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